Alle features onder de loep

Basis feature

Workflow en audit trail

Met VISI wissel je informatie uit volgens vastgestelde processen. Ieder proces noemen we een transactie; een bindende afspraak tussen twee rollen. Elke transactie kent een initiator (de rol die de transactie opstart) en een executor (de rol die de transactie uitvoert). Transacties kunnen ook aan elkaar gekoppeld worden, zo ontstaat een logische workflow van processen door de organisatie of tussen contractpartners.

Binnen VISI kijken we naar de rollen, processen en informatie die nodig zijn om het werk te kunnen uitvoeren. Het geheel daarvan noemen we een VISI-raamwerk.

Basis feature

Digitale formulieren

Een transactie in VISI bestaat uit berichten die volgend op elkaar een logische workflow maken. Ieder bericht vertegenwoordigt binnen de transactie een bepaalde status, afhankelijk van de positie binnen het proces. Denk bijvoorbeeld aan de aanlevering van een document, de goedkeuring of een afkeuring.

Om ervoor te zorgen dat de onderbouwing voor elk besluit wordt gemaakt op basis van alle informatie die nodig is wordt aan elk bericht informatie meegegeven. Die informatie vul je in de verschillende velden in. Sommige velden daarvan zijn ook verplicht, zodat je zeker weet dat de informatie die minimaal nodig is altijd aanwezig is. Sommige velden geven een datum (reactietermijn) of label mee, zodat je de voortgang goed kunt bewaken en informatie altijd kunt terug vinden in je dossier.

Bij elk VISI-bericht kun je ook 10GB aan bijlagen meegeven, waardoor je niet meer afhankelijk bent van andere systemen voor het uitwisselen van grotere bestanden zoals modellen ,video’s, afbeeldingen en tekeningen.

Basis feature

Overzichten

Overzichten bieden real-time inzicht in alle informatie van je project, informatie die de kwaliteit, het verloop en de financiën van je project betreffen. Voordeel: overzichten worden in één muisklik gegenereerd, waardoor de gebruiker geen handmatige Excellijsten meer hoeft te maken. Dit scheelt tijd en dus ook geld. Je hebt daarmee alle informatie tot je beschikking om processen bij te sturen indien dat nodig is. Overzichten kunnen automatisch periodiek naar stakeholders verstuurd worden, om ook hen inzicht te geven in de projecten.

SuperVISI verzamelt alle informatie uit projecten en voegt ze samen in overzichten, die zo een compleet inzicht geven in alle projecten.
Voordeel: inzichten, maar dan projectoverstijgend. Handig voor managers en directie.

Basis feature

Dossier

Wanneer je werkt in VISI wordt alle informatie gelijk gestructureerd en in het dossier geplaatst. Dit zijn handige filtermappen waarin je snel alle communicatie, documenten en besluiten kan terugvinden. Doordat berichten labels bevatten is het ook mogelijk om die informatie op verschillende manier terug te vinden, bijvoorbeeld op datum, onderwerp, fase, discipline, persoon, kenmerk of type document. Handig als je even vergeten was hoe je iets had genoemd. Doordat er wordt gewerkt met filtermappen wordt alle informatie altijd up-to-date weergegeven en staat het maar op een plek, er is dus geen verwarring meer in welke map de definitieve versie staat.

Wanneer je VISI project is afgerond kun je ook een archief van het project exporteren. In dit export archief kun je zonder een VISI applicatie nodig te hebben bladeren door alle communicatie, en kun je alle informatie over besluitvorming gestructureerd terugvinden middels de meegegeven labels, inclusief alle bijlagen.

Voordeel: informatie wordt direct opgeslagen in de juiste filtermappen. Dit scheelt veel archiefwerk. En alle informatie in de mappen is altijd up-to-date. Aan het einde van het project kun je een volledige export aanvragen.

Basis feature

Documentviewer

Documenten kun je direct inzien binnen het VISI-platform. Voordeel: je kunt het document inzien zonder dat het gedownload hoeft te worden. Dit scheelt handelingen en dus tijd en geld. VISI-berichten kunnen op basis van verschillende criteria automatisch worden doorgestuurd naar de juiste rolhouder, bijvoorbeeld op basis van type transactie, type document of labels in berichten.

Voordeel: de eerste ontvanger krijgt de berichten in zijn postvak en hoeft geen manuele handelingen te verrichten om de berichten door te sturen. Dat scheelt dus tijd en geld. De uiteindelijke ontvanger ontvangt de berichten sneller omdat hij niet hoeft te wachten op berichten die handmatig worden doorgestuurd.

Extra feature

Applicatiekoppelingen

Applicatiekoppelingen zorgen ervoor dat VISI kan communiceren met andere applicaties zonder dat je die applicaties hoeft te openen. Dit draagt vaak bij aan de BIM-strategie van veel organisaties.

Voordeel: tijdsbesparing en gemak, omdat je minder handelingen hoeft te verrichten om informatie vanuit de ene applicatie in de andere te krijgen. Maar ook veiligheid, omdat je informatie niet lokaal hoeft op te slaan of over te typen, waardoor er minder kans op fouten is.

Extra feature

SuperVISI

Met SuperVISI krijg je een actueel overzicht over de status van al je projecten. De SuperVISI overzichten geven door middel van datavisualisatie totalen, gemiddelden of berekeningen van alle processen en informatie in alle VISI projecten. Hierdoor ontstaat met een druk op de knop een handig management overzicht. Stuurinformatie als risico’s, financiële voortgang, werkkapitaal, doorlooptijden van processen, kwaliteit van werken, behandeltermijnen, potentiele financiële nalatigheid kunnen in beeld worden gebracht.

Voordeel: met deze feature heb je direct grip en inzicht op al het werk dat de organisatie doet. Hierdoor kun je betere strategische beslissingen nemen.

Extra feature

Reviewen

Het reviewen van informatie en documenten in VISI werkt als volgt: Je zet een adviesverzoek uit naar meerdere adviseurs tegelijk , waarna zij afzonderlijk van elkaar de adviesvrager van een reactie met toetsing voorzien. De reacties worden automatisch in een VISI-bericht samengevoegd in een tabel. De adviesvrager kan de tabel daarna naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen en het bericht aan de juiste persoon, bijvoorbeeld de contractmanager, toesturen.

Voordeel: voor deze taak is geen andere applicatie nodig en de informatie is gemakkelijk te bewerken.

Extra feature

Deelopdrachten

Om overzicht te houden in de verschillende deelopdrachten binnen een raamovereenkomst hebben we een drietal extra features ontwikkeld zodat je op een handige manier alle communicatie aan deelopdrachten kunt koppelen en direct de communicatie per deelopdracht zichtbaar hebt.

1. Flexibele keuzelijsten: deelopdrachten zijn van te voren niet bekend, maar met de flexibele keuzelijsten feature kun je steeds nieuwe deelopdrachten aanmaken die vervolgens aan de keuzelijsten worden toegevoegd.
2. Gelinkte data: elk bericht wordt vervolgens gekoppeld aan een van de deelopdrachten die met de flexibele keuzelijsten zijn aangemaakt. Hierdoor kun je direct klikken op een deelopdracht en alle gekoppelde communicatie terugvinden
3. Tabjes: Binnen de diverse deelopdrachten wordt met overzichtelijke tabjes de verschillende onderwerpen die zijn gecommuniceerd gestructureerd weergegeven. Bijvoorbeeld een tabje voor de opdrachtverstrekking, de ontwerpdocumenten, afwijkingen, beoordelingsdocumenten, etc.

Extra feature

GIS

Informatie binnen een VISI-project heeft vaak betrekking op een specifiek object gekoppeld aan een locatie, lijn of gebied. Met de geïntegreerde GIS weergave in VISI van Bakker&Spees is het mogelijk om informatie met geografische labels ook weer te geven op verschillende kaarten.

Met de geïntegreerde GIS weergave kan informatie over elke transactie waar coördinaten aan zijn gekoppeld worden weergegeven op kaarten zoals de Bgt kaart, TopNL kaart en Luchtfoto. Op de GIS kaart in VISI wordt tevens de status van deze informatie gepresenteerd.

Extra feature

Rekenen tussen velden

De VISI-software van Bakker&Spees bevat de handige functionaliteit om te kunnen rekenen. Hiermee is het mogelijk geworden om diverse calculaties in VISI-berichten uit te voeren. Dat is handig wanneer je bijvoorbeeld snel je termijn administratie wilt berekenen of kosten posten bij elkaar wilt optellen.

Het rekenen in VISI kan cijfermatig, bijvoorbeeld door het optellen/aftrekken/vermenigvuldigen van verschillende getallen.  Zo kan je bijvoorbeeld tarieven berekenen door hoeveelheid * eenheidsprijs te doen bij de registratie van hoeveelheden, of aantal licenties * kostprijs.