‘VISI zorgt voor structuur en regelmaat’

Kennismaking met VISI

Roland maakte in 2019 kennis met VISI van Bakker&Spees toen Hermans SSB voor een werk van ProRail VISI voorgeschreven kreeg. Tot die tijd hadden ze bij Hermans SSB nog nooit van VISI gehoord en stonden ze ook niet echt te popelen om met VISI aan de slag te gaan. Weer een nieuw systeem om administratie in bij te houden, weer extra werk wat op ons bordje komt, wat gaat het ons opleveren? Maar inmiddels zijn ze al met hun vijfde VISI project bezig en weten ze precies wat VISI voor ze oplevert.

Ervaringen met VISI

Tijdens het eerste project hebben ze niet veel profijt gehad van VISI. Dit kwam waarschijnlijk omdat het de eerste keer was en ook bij de opdrachtgever projectleden zaten die voor de eerste keer met VISI werkten. Maar bij de tweede keer werden ze enthousiast. Bij Hermans was de nodige ervaring opgedaan en ook bij de opdrachtgever leek alles duidelijk en beter ingericht. Iedereen wist wat er van hem of haar verwacht werd.

‘VISI zorgt voor structuur en regelmaat, dat is voor ons heel belangrijk. Zoals ik het zie legt het druk aan beide kanten, iedereen weet precies wat er van hem of haar op een bepaald moment wordt verwacht. Zo weet ik bijvoorbeeld wanneer ik mijn factuur mag indienen of wanneer er een bouwvergadering aankomt waar ik de notulen voor moet maken. Het wordt ook heel snel duidelijk wanneer er een actie niet is opgepakt, bijvoorbeeld een ingediend plan dat blijft liggen doordat dit item rood kleurt. Tot nu toe hebben we overigens altijd binnen een à twee weken een reactie en blijft nooit meer iets liggen. Hierdoor zitten we in een goede werkflow met de opdrachtgever’.

Direct automatisch opgebouwd projectarchief

Ook handig volgens Roland is het automatisch opgebouwde archief. Aan het einde van een project ontvangen ze een compleet digitaal archief met alle communicatie, beslissingen en documenten. Voorheen moest dit allemaal na het project nog bij elkaar gezocht worden, nu is het er direct. Terug zoeken in het archief is erg makkelijk, het is al meer dan eens voorgekomen dat er toch nog even terug gekeken moest worden wat er nu afgesproken was of dat een tekening nog even geraadpleegd moest worden.

Ruimte voor verbetering ziet Roland in het verzenden van grote tekeningen, daar leek VISI het in eerdere projecten wat lastig mee te hebben en dan werden de tekeningen bijvoorbeeld via WeTransfer verstuurd. Ook hebben ze 1.5 jaar geleden eens de VISI-app gedownload, maar deze was toen nog beperkt in het gebruik. Inmiddels kun je met VISI tot 10 GB per transactie aan documenten versturen.

Veel contact met Bakker&Spees hebben ze bij Hermans niet, het pakket wijst zichzelf dus extra hulp is niet nodig. Wel heeft Roland geregeld contact met accountmanager Levina, dit contact is goed en Levina is een fijne sparringpartner. Leuk om te vermelden is dat Roland door de goede ervaringen zelfs VISI heeft meegenomen in een recente aanbesteding.