Groningen Seaports
Groningen Seaports maakt gebruik van VISI, CIVIEL en CALC
Het havenschap Groningen Seaports (GSP) voert het beheer over de haven van Delfzijl en de Eemshaven met de aangrenzende industriegebieden. Geert-Jan van Woggelum, Projectleider Technology vertelt: ‘Eigenlijk zijn we een havenbedrijf die andere bedrijven voorziet van infrastructuur.’ Het bedrijf gebruikt niet een, niet twee, maar alle drie de softwarepakketten van Bakker&Spees. VISI om de communicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer goed vast te leggen, CIVIEL voor het bijhouden van de RAW-Administratie en sinds kort ook CALC om te calculeren en kostenramingen te maken.
Pure tijdswinst
GSP telt ongeveer 95 medewerkers. Ze werken veel samen met alle havens in Nederland en nabije havens in België: ‘De ontwikkeling in het havengebied gaat zo ontzettend snel, bijvoorbeeld op het gebied van verduurzaming. Daar helpen we elkaar in om samen te blijven innoveren,’ zegt Geert-Jan. Een andere vliegensvlugge innovatie is natuurlijk de digitalisering. Geert-Jan vertelt dat ze behalve VISI, CIVIEL en CALC, verschillende andere ERP- en CRM-systemen inzetten: ‘We gebruiken naast de drie pakketten van Bakker&Spees ook Teams, Sharepoint en Ultimo. Alles staat opgeslagen in Teams en dat staat weer gekoppeld aan Sharepoint. Ook zijn CIVIEL en VISI met elkaar gekoppeld. Dat zou ik zeker adviseren aan de sector. Pure tijdswinst.’
Geen discussies
GSP gebruikt al sinds 2010 CIVIEL voor de besteksadministratie. Geert-Jan: ‘In 2018 wilden we starten met VISI en het was voor ons het meest logisch om voor Bakker&Spees te kiezen omdat we tevreden met CIVIEL waren. Ik was verantwoordelijk voor de pilotfase en dat heb ik als heel positief ervaren. Gezien mijn ervaring in de aannemerij, weet ik dat het belangrijk is om afspraken goed vast te leggen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.’ Geert-Jan vervolgt: ‘In de pilot werkten we samen met een opdrachtnemer die ook heel enthousiast over VISI was.’ Maar dat is niet altijd zo, vertelt Geert-Jan: ‘In de afgelopen projecten hebben we dat wel gemerkt. Als opdrachtnemers VISI niet kennen, zijn ze in het begin terughoudend. Later in het proces worden ze gelukkig wel enthousiast.’ Wat Geert-Jan het grootste voordeel vindt, is dat beide partijen hetzelfde schermpje voor zich hebben tijdens de bouwvergaderingen: ‘Er zijn geen verkeerde interpretaties of discussies meer over bijvoorbeeld de termijnen, afwijkingen, bestekswijzigingen en actielijsten.’
Gloednieuwe mindset
‘Staat het niet in VISI, dan bestaat het niet’ staat beschreven in het moederbestek van GSP. Geert-Jan: ‘Als een opdrachtnemer zich bij ons wil inschrijven voor een project, moeten ze VISI aanschaffen. Mailen is nu echt verleden tijd bij ons. Ik roep de hele dag door: niet mailen, niet mailen, niet mailen.’ Wel is en blijft de implementatie van nieuwe softwarepakketten een leerproces. Geert-Jan: ‘Bij Opdrachtnemers hebben projectleiders zeggenschap. Alleen die hebben geen tijd om er achteraan te zitten dat alles in VISI staat. De grootste uitdaging bij de inzet van ‘nieuwe’ software is mindset, zowel voor de opdrachtnemers als voor collega’s.’
Incomplete calculaties
GSP gebruikt inmiddels al elf jaar RAW-Administratie en RAW-Bestek van CIVIEL en zijn ook al vier jaar erg te spreken over VISI. Sinds vorig jaar is GSP ook aan de slag gegaan met CALC: Geert-Jan: ‘Het is natuurlijk allemaal nog heel vers waardoor we nog geen effecten hebben kunnen ervaren. Waar we nu voornamelijk blij mee zijn, is dat we gewoon een standaard lay-out hebben. Soms kwamen we er wel eens achteraf achter dat een calculatie in Excel niet compleet was. Dat zal met CALC niet meer gebeuren.’
Rooskleurige toekomst
Geert-Jan is naar eigen zeggen erg positief ingesteld en ziet de toekomst bij GSP op het gebied van digitalisering dan ook rooskleurig in: ‘De grootste uitdaging in de toekomst ligt bij het enthousiasmeren van alle betrokken stakeholders, zowel intern als extern. Ik kan wel blijven roepen hoe goed het werkt, maar ze moeten het zelf ervaren en met de software leren werken. Ik ben benieuwd hoe dat in de toekomst gaat lopen en kijk er erg naar uit.’
DEEL DIT ARTIKEL OP SOCIAL MEDIA:
