‘VISI vervangt het papierwerk: een besparing van 20%’

In 2008 heeft ProRail de bouw van de spoortunnel gegund aan Combinatie CrommeLijn (CCL), een consortium van aannemingsmaatschappijen DIMCO BV (voormalig CFE Nederland), Mobilis BV en Dura Vermeer Groep NV. In juli 2018 leverde Combinatie CrommeLijn het laatste deel van project Spoorzone op aan ProRail, Ontwikkelingsbedrijf Spoorzone Delft en gemeente Delft. Daarmee is na tien jaar bouwen de eindmijlpaal van het project bereikt. De uiteindelijke opdracht bestond uit het ontwerp en de bouw van een spoortunnel van 2,3 kilometer met ondergronds station, een parkeergarage langs de Spoorsingel, twee ondergrondse fietsenstallingen en de herinrichting van de openbare ruimte.

Met een duur van maar liefst tien jaar is Spoorzone Delft uitgeroepen tot het langstlopende project waarbij de VISI software van Bakker&Spees is toegepast. Tijd om terug te blikken met Rob de Weijze, bouwmanager bij ProRail, en Barend Klijn, contractmanager van Combinatie CrommeLijn en samen met hen stil te staan bij wat er specifiek komt kijken bij zo’n langdurig project.

Technisch hoogstandje

Het project Spoorzone Delft werd door Bakker&Spees destijds ingericht in softwareversie 2 en in deze versie is het programma al die jaren blijven draaien. Arne Bruinse, productspecialist van Bakker&Spees en van begin af aan betrokken bij het project: ‘De performance van de software ging na verloop van tijd onvermijdelijk achteruit door het werken in een oudere versie. Technisch gezien bleek het voor dit project te gecompliceerd om over te stappen naar een nieuwe versie. Maar we hebben ons uiterste best gedaan om het systeem met de nodige improvisatie in de lucht te houden – en dat lukte tot op het eind.’

Positieve ervaringen met VISI

‘Toen VISI in 2010 werd geïntroduceerd binnen het project, was er aanvankelijk wel scepsis’, biecht Rob de Weijze op. ‘We zeiden tegen elkaar: we gaan niet alles in VISI doen, want als het mis gaat met de software heb je niks’. Om die reden werd besloten om de eerste tijd een dubbel systeem voor documentenbeheer te hanteren. Maar in de loop der jaren heeft VISI zich bewezen als een betrouwbaar digitaal platform dat de samenwerking stroomlijnt en alle informatie en formele communicatie vastlegt volgens de VISI standaard.’ Het eenduidige overzicht, weten waar welke tekening en welke info te vinden is, dat is het mooie van VISI, en zeker bij een langlopend project als dat van ons. Zo voorkom je onnodige discussie met de contractpartijen’, zegt Barend.

10 tot 20% kostenbesparing

‘Wat ik persoonlijk wel eens mis, is de mogelijkheid van aantekeningen in de kantlijn, maar tegelijkertijd is de dichtgetimmerde workflow van VISI ook een voordeel’, aldus Rob. Barend geeft aan dat VISI in de eerste plaats een middel is en geen doel. ‘Je moet met elkaar in gesprek blijven. Als bijvoorbeeld het pingpong-effect optreedt, waarbij berichten meer dan drie keer heen en weer gaan, dan kan dat een signaal zijn van iets anders. Het systeem vraagt discipline, maar dan is het ook een krachtig middel, met name voor een eenduidig archief.’ Ten aanzien van de kostenbeheersing, zegt Rob: ‘Een VISI transactie vervangt het papierwerk. Dat betekent een besparing van 10 tot 20% op ondersteunend personeel, een bouwadministrateur minder dus.’ Barend vult aan: ‘Minder discussie achteraf en minder zoeken bespaart uiteindelijk ook kosten.’

Blij met één aanspreekpunt

De beide mannen zijn lovend over de samenwerking met Bakker&Spees. ‘Er werd flexibel met ons meegedacht over oplossingen. Zo werd de stapel documenten die dateerden uit de ontwerpfase in 2008, door een medewerkster van Bakker&Spees op locatie in Delft weggewerkt in het VISI systeem. Maar waar we vooral blij mee waren, is dat Arne Bruinse in de rol van projectleider een constante factor voor ons is geweest. Er was een vast aanspreekpunt en dat bracht stabiliteit. We hoefden ons hierdoor nooit druk te maken over het gedoe achter de schermen.’

Beeld: ©Ronald Tilleman, in opdracht van ProRail