Samenwerking tussen mens en applicatie

Implementatiepartner Transmeto staat samen met Bakker&Spees aan de zijde van gemeente Roosendaal met betrekking tot de integratie, schaalbaarheid en implementatie van VISI. ‘Je kan wel stellen dat Roosendaal vooruitstrevend is met de inzet van mogelijke modules en koppelingen binnen VISI,’ vertelt Alex Kalden, verbindingsofficier bij Transmeto.

Zij zetten VISI in om de controle op de gebouwde omgeving te behouden. Kalden: ‘De allergrootste meerwaarde van VISI is dat zowel de standaard juridische voorwaarden als de organisatie specifieke processen van de klant ingericht kunnen worden.’ De inrichting van de software bij de gemeente Roosendaal beschikt bijvoorbeeld over een UAV-GC raamwerk, een Systems Engineering module en een koppeling met het Openbare Verlichting Systeem. Dit systeem schiet gemelde storingen in VISI en deelt deze met de opdrachtnemer zodat hij het op kan lossen. Het platform is dus niet alleen inzetbaar om de samenwerking tussen mensen te ondersteunen, maar ook tussen applicaties.

Tijdsbesparing en controle

De verbindingsofficier vertelt dat de medewerkers en opdrachtnemers van de gemeente Roosendaal sinds de implementatie van VISI tijd over houden om andere dingen te doen: ‘Ik durf wel te zeggen dat je 20% of 30% van de tijd in een werkweek wint door VISI op de juiste manier te gebruiken.’ Alex vult aan dat, behalve tijdsbesparing, de gemeente ook eindelijk echt controle krijgt over de bedrijfsvoering.

Gemeente Roosendaal is binnen Nederland een koploper op het gebied van datagedreven werken doordat het verschillende branche-standaarden combineert in VISI. Kalden vertelt: ‘De gegevenswoordenboeken stedelijk licht (GWSL) en stedelijk water (GWSW) zitten geïntegreerd in het VISI raamwerk waardoor zowel de gemeente als de aannemers communiceren conform de standaarden van RIONED en CROW.’ Hierdoor ontstaat er minder ruis op de lijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en is dubbel werk verleden tijd. ‘Het werkt een stuk sneller, effectiever en accurater op het moment dat er aan twee kanten van de tafel dezelfde taal wordt gesproken.’

Nee zeggen

Een uitdaging ten aanzien van de projectcommunicatie in de praktijk is volgens Kalden kortweg acceptatie: ‘Werken in en volgens de standaard is allesbehalve vrijblijvend. Het is mens eigen, zeker in deze sector, om nee te zeggen als er iets moet. En dan is het best even wennen om binnen een framework te moeten werken. Maar als mensen uiteindelijk zien hoeveel tijd het oplevert zijn ze snel om.’ Tot slot vertelt Kalden over de effecten die hij in de toekomst verwacht: ‘Ik hoop dat VISI uiteindelijk wordt ingezet op elk project en dat er daardoor een steeds betere afstemming en interactie tussen de domeinen (licht, water, verharding) zal ontstaan.’

Beeld: ©Gemeente Roosendaal

Spannende nieuwe mogelijkheden

Provincie Noord-Brabant wil innovatie en duurzaamheid stimuleren met proeftuinen. De N329 zou dan als voorbeeld gaan dienen voor de weg van de toekomst. Carla Vosmaer: ‘We zijn toen breed gaan inventariseren wat dat zou kunnen zijn. Welke ideeën zijn haalbaar, welke hebben zin?’ ‘Vervolgens hebben we aanbesteed op de meeste kwaliteit binnen budget. Daarbij konden aannemers extra punten verdienen met ideeën inzake zichtbare vernieuwing of duurzaamheid. We hebben dus bewust ambitie toegevoegd. Nu biedt de weg extra’s als innovaties in dynamisch verkeersmanagement, een energieneutraal netwerk met zonnebomen en zonnebloemen, LED-verlichting, faunapassages en interactief beeld en geluid in één van de brede fietstunnels.’

VISI wordt ingezet om te sturen

Carla: ‘Het was duidelijk dat er in het project veel documenten heen en weer zouden gaan, en dat wilden we gestructureerd laten verlopen. Daarom hebben we gekozen voor VISI van Bakker&Spees. Hierin staat het berichtenverkeer en het vastleggen van de formele contacten tussen de partijen centraal, inclusief alle documenten. Dat gaf voor ons de doorslag. Want wij willen sturen op de communicatiestromen.’
Het project is in 2008  van start gegaan met de ontwerpfase, in 2010 was de aanbesteding en de oplevering staat gepland voor medio 2013.

Systeem werkt steeds beter

Het ging niet gelijk van een leien dakje. Carla: ‘We hadden verwacht dat de aannemers al een systeem hadden. Dat bleek niet zo, waardoor we VISI moesten selecteren en opbouwen terwijl het project al startte. Dat bleek lastig, we konden er nu niet vanaf dag één in de volle breedte mee communiceren. Ook moesten we allemaal onze organisaties inrichten op de meer gestructureerde werkwijze.
Vervolgens bleek onze aannemer koepeldocumenten met veel bijlagen aan te leveren, waarvan sommige wel, en andere niet werden goedgekeurd. Daar was VISI niet op ingericht. We hebben samen met Bakker&Spees uiteindelijk een goede manier gevonden om daarmee om te gaan. Een ander punt was, dat bestanden veel groter waren dan de CROW-specificaties waar VISI op gebaseerd is. Ook dat heeft Bakker&Spees snel op kunnen lossen. Als opdrachtgever zijn we nu erg blij met VISI. Wij gebruiken het echt als ons naslagwerk en kunnen de vinger aan de pols houden. En voor de aannemer, die het meeste moeten aanleveren, is er na de stroomlijning en updates nu ook steeds beter mee te werken.’

Carla Vosmaer is projectcoördinator ‘weg van de toekomst N329’ te Oss.