‘CALC biedt de vrijheid om te spelen, maar zorgt er ook voor dat het niet fout kan gaan’

De organisatie begon drie jaar geleden met het werken met ERP-systeem Cleverdesk. Frank licht toe: ‘We zijn redelijk kritische gebruikers en misten een goede calculatiemodule in dit systeem. Cleverdesk verwees ons door naar Bakker&Spees en zodoende zijn wij per 1 januari 2022 met vier medewerkers aan de slag gegaan met CALC. De opzet van CALC sluit perfect aan bij onze wensen. Voordat we aan de slag gingen met CALC, calculeerden we in Excel. Het probleem met Excel is dat je redelijk makkelijk een formule of foutje kan maken waardoor je calculatie niet meer klopt. CALC biedt de vrijheid om te spelen met een calculatie, maar zorgt er ook voor dat het niet fout kan gaan.’

Product Owner Michiel Banus van Bakker&Spees vult aan: ‘De reden dat je niks fout kan doen is omdat de formules, ofwel de berekeningen, in de achterkant van het calculatiesjabloon zijn verwerkt. Daar kunnen de gebruikers niet bij’. Michiel is betrokken geweest bij de implementatie van CALC bij EBC Glasvezeltechniek en heeft het calculatiesjabloon in samenwerking met Frank opgesteld. Belangrijke wensen hierbij waren dat het sjabloon zowel in het Nederlands als Duits gebruikt kon worden. Verder werkt EBC veel met raamcontracten. Deze werkzaamheden en prijzen moesten ook in Stamgegevens  worden gezet. Daarnaast moesten natuurlijk ook al hun eigen prijslijsten (arbeid, materieel, materiaal etc.) toegankelijk zijn. Als laatste moest inzichtelijk worden hoeveel dagen een tracé zou duren, zodat de planning hierop gebaseerd zou kunnen worden.

Inmiddels is EBC Glasvezeltechniek ruim een half jaar aan het werk met CALC. Het is nog te vroeg om de lange-termijn-effecten te zien, wel ziet Frank korte-termijn-effecten: ‘Het voornaamste is dat we meer gevoel krijgen bij de hoeveelheden die we aanbieden. Een aantal kilometers tracé aanleggen blijft abstract. Door CALC ontstaat inzicht in de benodigde tijd per tracé. Hierdoor krijgen we al in de voorcalculatie inzicht in de benodigde tijd. Zo maken we van abstracte hoeveelheden een soort tijdsplanning met de te verwachte kosten. CALC biedt inzicht in wat we eerst niet hadden en geeft antwoord op een hele belangrijke vraag: zijn we binnen budget gebleven of is deze overschreden? En dat allemaal zonder er extra werk aan te hebben.’

Lange-termijn effecten zijn te meten door voorcalculaties met nacalculaties te vergelijken. Frank: ‘Op deze manier creëren we bewustwording van het financiële budget bij de betrokken medewerkers. Op het moment dat we direct inzicht hebben, kunnen we ook op tijd bijsturen en identificeren waar het probleem ligt. Het gevolg hiervan is dat we het uiteindelijke resultaat kunnen verhogen en scherper kunnen aanbieden.’