Interview met Gert van Tol van Ingenieursbureau Gemeente Leiden
VISI-pilot Openbare verlichting
Het Ingenieursbureau, dat valt onder het aandachtsgebied Realisatie en Beheer, vormt samen met de teams Bedrijfsbureau en Beheer en plantoetsing de afdeling Werkvoorbereiding Openbare Ruimte. Allen houden zich in grote lijnen bezig met het voorbereiden en de begeleiding van de uitvoering van infrastructurele werken, zoals wegen, bruggen, kades, groen en verlichting. Bij het Ingenieursbureau van de gemeente Leiden werken zo'n 25 mensen met de software van Bakker & Spees. Sinds 1 april 2007 loopt er een driejarige pilot waarbij VISI is ingezet ten behoeve van het onderhoud van de openbare verlichting, waaronder storingsmeldingen. Deze proef vindt plaats in nauwe samenwerking met het CROW en het bedrijf Gobar. Tijd voor een evaluatie.
Gert van Tol werkt al sinds 1980 bij de gemeente Leiden. De HTS'er Weg- en Waterbouw was in eerste instantie rioolconstructeur. Toen in 1992 het nieuwe Burgerlijk Wetboek voorschreef dat de eigenaar van de grond verantwoordelijk is voor alles wat daar op gebeurt, begon het bij de gemeente te dagen dat verlichting daar een belangrijke rol in zou gaan spelen. Tot die tijd had het energiebedrijf de taak om tegen een vaste jaarlijkse vergoeding er voor te zorgen dat de verlichting bleef branden. Maar op dat moment drong het door dat dit meer gestructureerd moest worden aangepakt. Gert van Tol deed deze klus er in eerste instantie bij voor een halve dag per week. Maar ondertussen werken er bij de afdeling Ingenieursbureau twee mensen fulltime aan de openbare verlichting. Van Tol vertelt over die begintijd: ‘Als eerste hebben we in 1994 en 1995 alle bestaande verlichting gescand en opgeknapt. Vervolgens is een beleidsplan geschreven dat zo consequent mogelijk is uitgevoerd.
Efficiency vergroten
In de jaren tachtig had Van Tol al zijn eigen begrotings- en besteksprogramma geschreven. Toen de RAW-systematiek in zwang kwam, is het Ingenieursbureau overgestapt op software van KPD. Maar in de praktijk had dit nogal wat haken en ogen en kregen ze naar hun zin te weinig feedback op vragen en verzoeken. Omdat het Ingenieursbureau de bedrijfsvoering wilde verbeteren en de efficiency wilde vergroten, zijn ze op zoek gegaan naar een alternatief en in 2005/2006 stapten ze over op de software van Bakker & Spees. Van Tol: ‘We zijn van de ene op de andere dag overgestapt. De hele groep medewerkers ging in twee groepen op cursus om met de programma's RAW-Bestek en in een later stadium met Calculatie aan de slag te kunnen. Het was wel zo dat er één het voortouw nam en tot de dag van vandaag is er voor vragen en problemen altijd een vast aanspreekpunt binnen het Ingenieursbureau, meestal de applicatiebeheerder. Pas als die er niet uitkomt, wordt er contact opgenomen met Bakker & Spees.' Er waren volgens Van Tol geen noemenswaardige problemen bij het overstappen naar de nieuwe software. Wel schreef hij zelf een applicatie bij het bestaande begrotingsprogramma in Foxpro Database. Maar uiteindelijk bleek de bijbehorende database goed ingevoegd te kunnen worden in de software van Bakker & Spees. Bij de gemeente Leiden is het Ingenieursbureau overigens niet de enige afdeling die met Bakker & Spees in zee is gegaan. Onder de Dienst Milieu en Beheer vallen de sectoren Wijkbeheer, Stadstoezicht, Rioleringen en Stedelijk Beheer. De afdeling Bouw en Wonen maakt gebruik van de software van Bakker & Spees, evenals Wijkbeheer, waar dagelijks zo'n tien mensen met de programma's Calculatie, RAW-Administratie, RAW-Bestek en V&G Plan werken.
VISI-pilot
Gert van Tol was ooit bij een demonstratie van VISI bij de gemeente Rotterdam. De VISI-organisatie benaderde hem met de vraag om, samen met het CROW, mee te doen aan een pilot voor de inzet van VISI bij het onderhoud van verlichting, waaronder storingsmeldingen. Dat was tot dan toe nog nooit gedaan. De proef waarbij het CROW onder andere de begeleiding betaalde, startte in 2007 en loopt tot 1 april 2010. De begeleiding werd gedaan door het bedrijf Gobar, dat ondermeer de berichtenstructuur en het raamwerk heeft opgezet. Er waren drie aanbieders van VISI-software, maar omdat het Ingenieursbureau tevreden was over Bakker & Spees was de keuze niet zo moeilijk. Bovendien zou daarmee de eventuele koppeling van programma's in de toekomst makkelijker zijn. Het idee was dat áls de pilot rondom de openbare verlichting de gewenste voordelen zou opleveren, VISI ook op andere projecten zou worden toegepast. Maar tijdens de pilot bleven de voordelen deels achterwege en mede hierom is besloten om na afloop van de pilot in 2010 voorlopig geen nieuwe projecten met VISI te ondersteunen. Wat is de reden daarvoor? Van Tol: ‘We vonden het veel schrijfwerk wat ons in eerste instantie extra tijd kostte. Verder sloot de administratie van de aannemer, in dit geval het energiebedrijf, niet aan op VISI. De aannemer zou haar administratie moeten aanpassen aan VISI en daar zat men niet op te wachten. Daarnaast hadden we de pech dat, terwijl de pilot liep, de gemeente een reorganisatie doorvoerde, waardoor het niet mogelijk was om de benodigde mensen aan te nemen. En als laatste viel door nieuwe Europese regelgeving het onderhoud van de verlichting onder de regels voor openbare aanbesteding, waardoor er nog meer werk bij kwam kijken en de aandacht voor VISI soms achterwege bleef.’
Meerwaarde van VISI
In september vorig jaar is VISI gepresenteerd op het teamoverleg van het Ingenieursbureau maar men zag nog niet meteen de meerwaarde van VISI ten opzichte van Outlook, behalve dat in VISI alle afspraken worden vastgelegd. Bij kleinere projecten vond men het niet nodig en de grote projecten worden in Leiden uitbesteed. Vanuit de houding dat 'automatisering geen doel op zich moet worden' heeft men besloten af te wachten wat de rest van Nederland doet: als VISI op termijn de norm wordt, wil het Ingenieursbureau wel weer aanhaken. Dit alles wil niet zeggen dat men ontevreden is over B&S VISI. ‘Vooral in de aanlooptijd waren er veel vragen,’ vertelt Van Tol, ‘maar die werden door Bakker & Spees altijd snel per telefoon of mail beantwoord. Alles draait op de server bij Bakker & Spees en dat gaat prima. Het programma is op ons verzoek ook aangepast, waardoor we de mogelijkheid hebben om extra overzichten te maken. Ook zijn er binnen B&S VISI voor ons zaken op maat gemaakt die specifiek met verlichting te maken hadden. De kosten van alle software van Bakker & Spees vinden wij heel redelijk, zeker in combinatie met de snelle service. Als wij wensen hebben dan maken we die direct kenbaar. Bakker & Spees denkt dan altijd actief mee; óf het kan en ook wat voor onze situatie de beste oplossing is.’
