Interview met Alex Buijs van Ingenieursbureau Gemeente Breda

Maatwerkoplossing voor Breda werd standaard

Het Ingenieursbureau van de gemeente Breda is betrokken bij een breed scala aan projecten. Het contact met Bakker & Spees werd gelegd op het moment dat de gemeente overging naar centrale softwaredistributie, waarbij medewerkers op iedere willekeurige computer kunnen inloggen. De licenties van de in gebruik zijnde RAW-software moesten daar op aangepast worden. Bakker & Spees bood een betaalbaar alternatief. Daarnaast had het Ingenieursbureau enkele specifieke wensen die om maatwerk vroegen, zoals een module kostenverdeling. Die is ondertussen standaard geworden.

De gemeente Breda is opgedeeld in een aantal vakdirecties, zoals Sociale Zaken, Milieu en Buitenruimte. De directie Buitenruimte (voorheen onderdeel van de Dienst Stadsbeheer) houdt zich bezig met het ontwerpen, realiseren en beheren van de openbare ruimte. Buitenruimte is opgedeeld in een aantal afdelingen, waaronder Beleid en Programmering, Ontwerp Openbare ruimte en Uitvoering. Ook het Ingenieursbureau is een afdeling binnen de directie Buitenruimte. De projecten zijn divers. Alex Buijs vertelt hierover: ‘Het werk loopt uiteen van het bouwrijp maken van nieuwbouwlocaties, groenaanleg, reconstructies van straten en pleinen tot rioolaanleg en -renovatie. Zo hebben we onder andere gewerkt aan een project om Breda zijn haven en rivier terug te geven, waarbij de ooit gedempte haven bij het riviertje de Mark in oude glorie is hersteld.’ Op het Ingenieursbureau wordt met een kleine veertig mensen gewerkt in drie teams: projectmanagement, werkvoorbereiding en directievoering. Alle projecten worden overigens in nauwe samenwerking met andere afdelingen, waaronder Ontwerp Openbare ruimte, opgepakt. Na aanleg worden projecten overgedragen aan de afdeling Technisch en Maatschappelijk Beheer, die voor het dagelijks beheer zorgdraagt. Daarnaast is de afdeling Uitvoering verantwoordelijk voor het reguliere onderhoudswerk en kleine projecten. Maar zodra een klus omvangrijk en gecompliceerd is, komt deze op het bordje van het Ingenieursbureau terecht.

Nieuwe eisen en wensen

Na afronding van de HTS Civiele techniek in Groningen is Alex Buijs in het Brabantse land neergestreken. In eerste instantie ging hij bij het Ingenieursbureau aan de slag als werkvoorbereider. Toen Buijs in 1995 begon bij de gemeente Breda was het werken volgens RAW-systematiek volop in ontwikkeling. Op dat moment werd de software beheerd door iemand van de afdeling Inkoop. Buijs: ‘Toen de betreffende persoon onverwachts overleed en er problemen waren met de software, heb ik de verantwoordelijkheid hiervoor op me genomen. Van het een kwam het ander en uiteindelijk werd ik applicatiebeheerder voor de afdelingsspecifieke software. Wij werkten toen met de DOS-versie van KPD, die soms voor problemen zorgde. Later kregen we de Windows-versie van KPD en die werkte naar tevredenheid. In 2005 werd gemeentebreed de overstap gemaakt naar Windows XP. Onderdeel van dit project was ook dat de gebruikers de mogelijkheid kregen om op iedere werkplek in te loggen. Het probleem was dat de KPD-licenties werkplekgebonden waren. Omdat wij natuurlijk niet illegaal bezig wilden zijn, zijn we met dat bedrijf gaan overleggen om de licenties aan te passen. Daarnaast wilden we maatwerk, namelijk een module kostenverdeling waarbij de kosten verdeeld kunnen worden naar meerdere opdrachtgevers binnen één project. Het aanpassen van de licenties en het realiseren van de maatwerkoplossing bleek nogal kostbaar te zijn, daarom zijn we toen naar alternatieven gaan kijken.’

Ontwikkeling nieuwe module

Toevallig had het afdelingshoofd contact met een collega van de gemeente Groningen, waar ze op dat moment net bezig waren met een overstap naar Bakker & Spees software. Men was daar enthousiast en dus besloot Breda zich ook te oriënteren bij Bakker & Spees. Alex Buijs: ‘De functionaliteiten van de programma’s RAW-Bestek, Calculatie en RAW-Administratie bleken vergelijkbaar met die van KPD. Daarnaast bleek dat Bakker & Spees het idee van de nieuwe module zo'n goede aanvulling op het programma vond, dat ze bereid waren het gratis te ontwikkelen om het vervolgens standaard aan te bieden aan alle klanten. Toen bleek dat ook de licenties een stuk voordeliger uitpakten was de keuze voor Bakker & Spees snel gemaakt.’ Het Ingenieursbureau hakte de knoop uiteindelijk door in nauwe samenspraak met enkele afdelingshoofden. Want hoewel het Ingenieursbureau hoofdgebruiker is, werken onder meer de afdelingen Technisch en Maatschappelijk Beheer en Uitvoering ook met de programma's. Al met al rouleren er nu tientallen licenties op het stadskantoor.

Niet stoppen tot het probleem is opgelost

Buijs over de opstart: ‘Wij kregen hulp van Bakker & Spees bij de implementatie en installatie. Daarnaast hebben we trainingen georganiseerd voor groepen van ongeveer tien mensen per module. Uiteraard moesten veel mensen wennen aan de nieuwe werkmethode. Er waren in het begin ook problemen met de Bakker & Spees software, wat voor een deel te maken had met het maatwerk waar wij om vroegen. Ik besef ook dat wij kritische gebruikers zijn. Wij vroegen bijvoorbeeld als eersten om een meerlagenbegroting in Civiel Calculatie. Ook werkten we zo nu en dan in een Beta-versie. Helaas leek het er soms op dat wanneer er een probleem was opgelost er daardoor weer een ander probleem ontstond. Bij sommige gebruikers heeft dat sporen nagelaten, hoewel vrijwel alle problemen ondertussen zijn opgelost. Ondanks dat dus niet alles vanaf het begin voorspoedig verliep, ben ik heel tevreden over de manier waarop Bakker & Spees met onze vragen en suggesties voor verbeteringen aan de slag ging.’ Alle vragen binnen de gemeente Breda komen altijd eerst bij Buijs terecht. Als hij ze zelf niet kan beantwoorden, belt hij meteen Bakker & Spees. Over de service is hij heel tevreden: ‘Ook al bel ik meerdere keren per dag, de servicemedewerkers hebben steeds alle aandacht en nemen de tijd om het probleem op te lossen. Er zijn medewerkers bij die net zo vasthoudend zijn als ik en niet stoppen tot het probleem is opgelost. Met name als het probleem reproduceerbaar is, wordt het meestal snel opgelost. Breda loopt op sommige punten behoorlijk voorop, dus soms voel ik me wel een beetje een mede-ontwikkelaar. Ik schrijf dan ook bewust niet op het forum, want ik zou het prompt volschrijven. Maar ik lees de bijdragen van anderen wel.’

Gestructureerde aanpak past bij deze tijd

Breda werkte vanaf het begin met de programma’s RAW-Administratie, RAW-Bestek, en Calculatie. Ook van het Kwaliteitsplan- en Keuringsplan, het V&G Plan en de koppelingen met Excel en Word zijn enkele licenties aangeschaft, maar Buijs moet bekennen dat daar nauwelijks mee gewerkt wordt: ‘In april van dit jaar zijn we overgegaan naar versie 7 en we hebben nog geen gelegenheid gehad om de data in te voeren dan wel te verifiëren. Het streven is wel om het in 2010 op orde te hebben.’ In Breda wordt ook al vier jaar met B&S VISI gewerkt. In het begin in pilots voor UAV-GC contracten; vanaf januari gaan we ook normale UAV-projecten met VISI begeleiden. De implementatie kostte volgens Alex wel veel tijd, maar nu zijn de pilotgebruikers enthousiast over het gebruik. Volgens Alex past deze gestructureerde aanpak bij de verzakelijking van deze tijd. Zowel in de bouwwereld als daarbuiten. Buijs is tevreden over de software van Bakker & Spees en zeker ook over de betrokkenheid en de kundigheid van de medewerkers, maar hij heeft nog wel enkele wensen op zijn lijstje staan. Zo zou hij graag zien dat er een aparte kolom* komt voor de inschrijving van de aannemer, zodat die makkelijk kan worden vergeleken met de begroting. Ook zou hij graag verbeteringen zien aan de functionaliteiten voor tekstverwerking, maar hij weet dat daar op dit moment al aan gewerkt wordt. De meeste andere wensen die hij op zijn lijstje had, zijn - volgens eigen zeggen - in de loop van de jaren allemaal vervuld.

Breda, november 2009

* Naschrift B&S: De genoemde kolom is inmiddels gerealiseerd, mede op aanwijzingen van Alex Buijs.